Viele Unternehmen arbeiten bei der Personalsuche mit Prozessen, die eher den Verdacht nahelegen, dass sie nicht wirklich daran interessiert sind, qualifizierte IT-Kandidaten zu finden. Der klassische Ablauf sieht so aus, dass eine Fachabteilung ihren Bedarf an neuen IT-Mitarbeitern entweder- im Falle von Festanstellungen – der Personalabteilung meldet oder dem Einkauf – wenn nur temporäre Unterstützung durch externe Kapazitäten benötigt wird. Die Personalabteilung bzw. der Einkauf bedienen sich dann diverser Instrumente, um die Stellenausschreibung im Markt publik zu machen und potentielle Kandidaten zu identifizieren. Nicht selten spielen hierbei Agenturen eine wichtige Rolle, im Falle von freiberuflichen Kandidaten im Grunde immer. Und regelmäßig werden die immer gleichen Fehler im Zusammenspiel der betroffenen Parteien gemacht:
Zu lange Prozesse: Man sollte meinen, dass eine Prozesskette zwischen Fachabteilung und Personal bzw. Einkauf nicht zu lang oder kompliziert sein kann. Trotzdem kommt es in der Praxis zu Laufzeiten von mehreren Wochen, um eingehende Kandidaten-Profile zu sichten und den Bewerbern eine erste Rückmeldung zu geben. Nicht selten brauchen Fachabteilungen bereits zwei oder drei Wochen, um sich eine erste Meinung zu einem Kandidaten zu bilden. Die Gründe dafür sind vielfältig: man möchte erst alle Profile sammeln und nicht jedes einzeln bewerten; der Projekt- oder Abteilungsleiter hat andere, wichtigere Aufgaben; zu viele Mitarbeiter werden in den Bewertungsprozess eingebunden, was hohe Abstimmungsaufwände bedeutet; Entscheidungsträger sind krank und haben keinen Stellvertreter; usw. Wenn dann nach mehreren Wochen endlich ein Befund vorliegt, ist der nächste Schritt ein erstes Gespräch oder Interview, das auch erst in mehreren Tagen oder Wochen stattfindet. Und je länger diese Zeiträume sind, desto größer ist natürlich die Wahrscheinlichkeit, dass der betreffende Kandidat in der Zwischenzeit ein anderes Angebot angenommen hat. Gerade im freiberuflichen Bereich dreht sich das Rad besonders schnell, um Leerzeiten zu vermeiden. Ist ein Kandidat dann am Ende dieses langen Suchprozesses nicht mehr verfügbar, wird die Position neu ausgeschrieben und alles beginnt vor vorne; oder man geht im besten Fall die Liste der zunächst abgelehnten Kandidaten nochmal durch und bewertet neu. Aber immer beklagt man den Fachkräftemangel hierzulande…. Gerade Konzernunternehmen halten oft stoisch an zeitintensiven und komplizierten Abläufen fest, ganz so, als wären sie in der Situation, aus einem Meer von arbeitslosen Spezialisten einem glücklichen Gewinner die Chance seines Lebens zu gewähren. Und es scheint noch lange kein Wecker zu klingeln.
TIPP: Wenn Sie neue Mitarbeiter suchen, sollten Sie klare Regeln festlegen:
– eingehende Profile werden sofort bewertet und nicht gesammelt
– die Bewertung durch den Fachbereich muss innerhalb weniger Tage, max. einer Woche erfolgen
– räumen Sie den zuständigen Prüfern für die Profilbewertung auch offiziell Zeit ein, sie sollte Teil ihrer Job Description sein
– stellen Sie sicher, dass es Stellvertreter-Regelungen für Ausfälle gibt
Mangelhafte Kommunikation: Der interne Austausch zwischen Fachabteilung und Einkauf bzw. HR funktioniert oft genauso schlecht wie die Kommunikation zwischen dem suchenden Unternehmen und dem Kandidaten bzw. der Agentur, die ihn vermitteln möchte. Erkundigt sich ein Kandidat bzw. seine Agentur nach Ablauf mehrerer Tage nach dem Stand der Dinge in Bezug auf die Bewerbung, wird das in vielen Fällen einfach ignoriert. Es bedarf schon einer gewissen Persistenz, um von dem jeweiligen Einkäufer oder Personaler überhaupt eine Auskunft zu bekommen – die aber meistens nur darauf verweist, dass es noch keine Rückmeldung aus dem Fachbereich gebe. Das offenbart, dass es auch beim suchenden Unternehmen intern keine geregelten Abläufe und Standards gibt und nur wenig Kommunikation stattfindet. Niemand scheint in der Lage zu sein, Rückmeldungen von Fachabteilungen innerhalb sinnvoller Fristen einfordern zu können, während es die Fachabteilung im Normalfall nicht kümmert, mit welchen Marktgegebenheiten sich HR oder Einkauf herumschlagen müssen – schließlich handelt es sich um einen internen Dienstleister. So besteht Kommunikation im Warten auf Godot…. der bekanntlich nicht kommt. Den Unternehmen ist nicht klar, dass sich überlange Prozesse und schlechte Kommunikation in ihrer negativen Wirkung jeweils noch verstärken. Das verwundert umso mehr, da genau diese Unternehmen oft großen Aufwand in die optimale Kommunikation mit Kunden durch Marketing und Werbung investieren. Potentielle Mitarbeiter, zumal sie angeblich so schwierig zu finden sind, sollten da einen vergleichbaren Stellenwert haben.
TIPP: Die schlechteste Kommunikation ist diejenige, die nicht stattfindet. Zu einer professionellen Außenkommunikation gehört z.B.:
– bestätigen Sie den Eingang einer Bewerbung
– geben Sie Kandidaten bzw. deren Agenturen aktiv min. 2 mal wöchentlich eine Rückmeldung über den Status
– beantworten Sie Fragen
Sie denken, das ist völlig übertrieben? Probieren Sie es einfach mal aus und sie werden feststellen, dass das Ergebnis überwältigend ist. Was nicht zuletzt daran liegt, dass Menschen auf Jobsuche und auch Agenturen derartig an nicht funktionierende Kommunikationswege gewöhnt sind, dass schon diese einfachsten Maßnahmen Ihnen ein Alleinstellungsmerkmal verschaffen können.